传统的文印模式是批量接单然后再人工送货，设备坏了只能打电话报修，等待维修人员上门服务。而私有云平台搭建之后，自助文印终端无需人员看守，用户可以随时随地上传文件至云端，需要输出文件时使用手机扫码即可自助打印。
此外，企业管理人员可以通过云平台的后台实时管控设备，所有数据一目了然并能实现设备故障的智能预警。当设备出现故障预警时，后台会自动接收消息并通知维修人员上门服务，及时排除故障，确保设备的平稳运行，大幅提高了该图文企业的客户满意度。另外，由于不需要维修人员去巡检，1-2 名维修人员即可确保设备的良好运行，显著减低了人力成本，提高了维修效率。
实现云打印的自助终端机柜一般分为外置式和嵌入式两种。在公共服务区域一般放置外置式终端机柜，该终端机柜拥有大触摸屏，外形大气美观，可提升公共服务形象;而内嵌式设备通常放置在企业用户内部使用，不仅节省空间又方便操作，只要一个空间即插即用，无需每个用户再安装服务器，实施迅速。此外，用户可以通过PC、PAD、手机等多种方式上传文件至云端，需要输出文件时使用微信或者APP扫码即可实现自助打印。如此多样化的提交方式可为企业、创客空间、政府、保险、政府等不同行业用户提供兼具多样性、便捷性与人性化的自助打印模式。
柯尼卡美能达不仅可以帮助企业搭建了私有云文印平台，通过本地服务器实施文件存储、信息认证以及刷卡认证输出，用户使用时只需刷卡认证解锁屏幕，文印结束后设备将自动扣费，满足了政府机关用户对信息安全的特殊需求。
